ISOプロセス / 文書管理「イソロジー」

概要

ISOシステムから経営システムへ進化

ISO規格は、特定の業務分野に限定された枠を超えて、企業価値を高めるマネジメントシステムへと進化しています。「ISO規格が求めるマネジメントシステムにどう対応していいか分らない」。そんな企業ニーズにお応えするのが、KCCSがご提供するISOプロセス / 文書管理システム「イソロジー」です。
イソロジーは、さまざまなISO規格が要求する文書管理を簡易化。Web上で活用できるISO文書管理システムとして高いマーケットシェアを誇っています。プランニングから配布・閲覧・改訂などの文書の流れを管理し、その結果連携ミスの解消を行い、かつ複雑な管理業務の効率化を図り、ISOの文書管理規定に沿った運用を強力にサポートします。また、企業のIT環境の多様化にも対応し、一元管理を実現することでインフラコストおよび管理コストを削減でき、企業のIT戦略を飛躍的に推進します。KCCSではシステムを効果的に活用するための運用指導など、コンサルティングも含めたトータルなISO関連ソリューションを提供します。

イソロジーは、当社「D@TA Center(データセンター)」に接続しご利用いただける「クラウドサービス」でもご提供しております。詳しくはお問い合わせください。

ISOシステムから経営システムへ進化

プロセスアプローチの概念をシステム化し、ISOシステムから経営システムまで直結するインターフェイスとしての役割を果たしています。業務で発生する伝票をもとに社内でのワークフローから文書管理、そしてナレッジマネジメントへの展開を促進します。

プロセスアプローチのシステム化イメージ

システムアプローチDBにおいてPDCAを回す。 【P】方針・目的・目標の決定、目標値設計。方針を事業部レベルの目的、課レベルの目的に 【D】目標に対する作業と実績収集 【C】測定・評価 【A】是正・予防措置 プロセスをプロセスアプローチ(Plan / Do / Check / Action / Improvement)とシステムアプローチDBに落とし込む

機能

初期登録サポート機能

基幹システムとの連携を強化し、社員情報などのデータをCSV取り込みで一括登録することができます。また、初期文書の登録をサポートした初期登録モードなどを活用することにより、システムの本稼働まで強力にサポートします。

催促メール / 代理決裁通知メール

システムで設定した期間内に確認を行わない場合、催促メールを発行し、決裁の遅延をシステムでバックアップします。また、代理決裁を行った場合に本来の決裁者に代理メールを送信することで円滑なコミュニケーションをサポートします。

関連文書設定

文書や規定を関連付けできるほか、インターネット関連サイトもURLリンクにて関連付けすることができます。

文書自動登録機能

施行日に自動的に文書の登録を行います。システムの設定により手動での登録と自動での登録を選択できます。これにより文書管理者の負荷の軽減と安定した運用に貢献します。

記録文書登録機能

ワークフローで回覧することなく、即時に文書の登録を行うことができます。捺印済の文書などワークフローが必要ない文書を取り扱うことができるようになり、紙運用から電子文書への移行を強力にサポートします。

システムレポート機能

ワークフロー情報を集計し、電子化したことによる紙の削減枚数や配布行為などによる作業時間削減と電子化による効果金額などの結果をレポート形式で画面表示できます。また、月ごとに決裁の件数、登録件数、配布件数などを集計することによりシステムの効果を図ることが可能です。

複数システムの一元管理

1サーバによる複数システムの一元管理を行います。サーバシステムを一元化して管理コストを削減したいIT管理者と、ISO文書の管理は部署単位に独立させたい現場の要望に対応します。

クイックオープン機能

保管されている文書一覧から簡単操作で内容を確認することができます。文書の閲覧性を向上させることにより、文書管理システムの利用が促進され、さらには業務効率の向上へとつながります。

クイックオープン機能画面イメージ図

業務ナビゲーター機能

Microsoft Excelなどでトップメニューを簡単に作成することができます。お客様ごとのビジネスサイクルや文書体系図を視覚的に表示し、そこから直接文書を参照することができるので、文書同士の関連性や作業プロセスごとに間違いのない文書管理を促進します。

業務ナビゲーター機能画面イメージ

ビジネスサイクル:内部統制、ISOシステム:ISO9000文書体系・ISO14000文書体系・ISO27000文書体系・ISO13485文書体系、作業プロセス:開発プロセス・設計プロセス・物流プロセス・建設プロセス・検査プロセス、リスク体系

特長

  • 1方針・目的・目標から監視・効果確認までをサポートするシステムアプローチの実現

    経営システムと直結する方針・目的・目標の達成状況をシステムアプローチDBにて確認でき、実施状況に応じて是正処置 / 予防処置で速やかに対策を講じることができます。また、会社の品質に対する方針・目的・目標を展開し、日々の業務を正しく管理・遂行することを目的としています。

    方針・目的・目標の達成状況画面イメージ図

    方針の展開画面イメージ図

  • 2内部監査 / 是正・予防処置に関わる管理業務の効率化をサポート

    プロセス監視をサポートするための機能も充実しており、是正・予防などの対策予定日の管理をお知らせメールで補足し、対応漏れをなくします。これらの機能により確実な改善活動を支援します。

    是正一覧画面イメージ図

    是正処置画面イメージ図

  • 3ワークフロー / ファイリングなどのすべてのISO文書管理機能を強化

    ワークフロー、ファイリング、各マスタ情報管理などのISO文書管理機能をすべて装備しています。
    (主な機能:文書起案、決裁依頼、確認、決裁、文書配布、文書登録、最新文書管理、旧版文書管理、文書台帳管理、文書閲覧、文書改訂、関連文書登録 / 参照など)

  • 4ブラウザ操作性の向上と強化 / ユーザ情報の一元管理で、TCO削減

    インターフェイスはWindowsエクスプローラに似ているので、扱いやすく直感的な操作が可能です。またブラウザの中で複数キャビネットを同時に参照することもできます。ユーザごとの登録・参照・削除、それぞれの権限を設定できるなど強力な管理機能を搭載しています。

動作環境

サーバ

推奨スペック
  • メモリ:1GB以上(最少動作保証)
  • ハードディスク:2GB以上※1
OS
  • Windows Server 2008 R2
  • Windows Server 2012 R2
必須ソフトウェア
  • Lotus Domino 8.5
  • IBM Domino 9.0

クライアント

推奨スペック
  • メモリ:512MB以上(推奨)
  • ハードディスク:900MB以上
OS
  • Windows 7
  • Windows 10
必須ソフトウェア
  • ブラウザから使用する場合

    • Internet Explorer 11.0
  • Lotus Notesから使用する場合

    • Lotus Notes 8.5
    • IBM Notes 9.0
  • ※1
    推奨メモリ、ハードディスク空き容量は、システム環境によって異なる場合がありますのでご注意ください。
    サーバのディスク空き容量は、別途ファイリングするデータに相当する空き容量が必要です。

関連カタログ

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