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住友不動産株式会社企業内ドキュメント配信サービス

タブレット端末の活用によりワークスタイルを変革 ドキュメントの電子コンテンツ化で工事管理の業務効率化とペーパーレス化を推進

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タブレット端末の活用によりワークスタイルを変革 ドキュメントの電子コンテンツ化で工事管理の業務効率化とペーパーレス化を推進

総合デベロッパーの住友不動産株式会社(以下、住友不動産)では、業務改善の一環としてタブレット端末を導入するとともに、京セラコミュニケーションシステム株式会社(以下、KCCS)のクラウド型企業内ドキュメント配信サービス「GreenOffice Publisher」を採用。技術室の工事管理担当者がマンション建設現場で参照する設計基準書などのドキュメントを電子コンテンツ化し、ペーパーレス化とともに効率的な業務を推進している。

1.高品質のマンション建設を支える技術室工事管理担当のエンジニアたち

住友不動産は「より良い社会資産を創造し、それを未来に残していく」ことを基本使命に、オフィスビルやマンションの分譲・賃貸をはじめ、不動産仲介や注文住宅建築・リフォームなど、総合デベロッパーとして広範な事業を展開。高層住宅のパイオニアとして1960年代から分譲マンション事業を手がけ、近年は都心部のランドマークとなるスタイリッシュなタワーマンションを相次いで供給している。

そして、こうしたマンションの設計や工事管理などの業務を担うのが技術室である。住友不動産技術室 工事管理担当 チーフエンジニアの南 賢司氏は「マンションの建設現場で施工状況などを確認し、一定の品質レベルを保つことが工事管理の仕事です。工事管理担当者のフィールドは首都圏をはじめ、全国各地に及びます」と話す。

例えば、首都圏に建築中のマンションの場合、自宅から早朝、現場に直行。同社ではセキュリティポリシーの観点から、業務用PCの社外持ち出しを禁止しており、夕方、東京・新宿の本社に帰社後、メールの確認と返信、業務日報の作成、必要に応じてミーティングなどを行い、毎日の残業時間は数時間に及ぶ工事管理担当者も少なくないという。こうした中、技術室工事管理担当部門では日常業務の改善に着手。業務の効率化や残業時間の削減を目指し、2012年7月に7台のiPadを試験的に導入した。

住友不動産株式会社 技術室 工事管理担当 チーフエンジニア 南 賢司氏

2.マンション建築現場で使用するドキュメントを「GreenOffice Publisher」で電子コンテンツ化

工事管理担当者はマンション建設現場を訪れる際、現場ごとに設計基準書や仕様書などのドキュメントを持参し、参照しながら施工状況の確認作業を行う。紙に出力して持ち出す場合、その量は数100枚にも及ぶという。「タブレット端末の導入にあたっては、従来から課題だった残業時間の短縮をはじめ、現場に持参する資料のペーパーレス化も視野に入れていました」と技術室 工事管理担当の林 明氏は述べる。

住友不動産ではiPadの導入にあわせて、ドキュメント管理ツールを試験的に導入したが、仕様書などで使われるMicrosoft ExcelドキュメントをPCと同様に表示できないといった問題点が工事管理担当者から指摘された。

住友不動産株式会社 技術室 工事管理担当 林 明氏

そこで、「Excelで作成された仕様書や設計基準書などのドキュメントを簡単に登録・配布できることを要件に、他にいいツールがないかインターネットで検索しました。そしてGreenOffice Publisherを見つけ、KCCSに問い合わせました」と、業務改善を支援するマンション事業本部 企画管理部 企画課 事務管理係の前原 靖子氏は振り返る。

住友不動産の導入を担当したKCCS ビジネスイノベーション営業統括部 アカウント営業部 アカウント営業課の辻本 哲基は「GreenOffice PublisherはExcelなどのOfficeドキュメントやPDF、紙の文書を電子コンテンツとして簡単に登録できる利点があります。また、コンテンツにしおりやメモ、マーカー、ブックマークを挿入できる多彩なビューア機能を備えており、便利に利用できることを提案しました」と話す。

「GreenOffice Publisher」は、クラウドサービスとして提供され、企業内のビジネス文書やカタログを電子コンテンツ化し登録・配信する機能、配信された電子コンテンツを閲覧するビューア機能、企業に求められる情報セキュリティを確保するための文書管理機能などを持つ。

ビジネスイノベーション営業統括部 アカウント営業部 アカウント営業課 辻本 哲基

技術室工事管理担当部門では複数の製品・サービスを比較検討し、「GreenOffice Publisher」の採用を決定。決め手について、「ExcelやPDFで作成されたドキュメントを容易に電子コンテンツに変換・配信でき、セキュリティも確保できることを評価しました」と林氏は述べる。

3.全文検索機能を活用し、確認作業に必要なドキュメントをスピーディに表示

技術室工事管理担当部門では試験運用を経て、2013年1月から全工事管理担当者20数名にタブレット端末を配布、「GreenOffice Publisher」の本格的な運用を開始した。従来のように現場作業に必要なドキュメントを紙に出力したり、現場作業の終了後、シュレッダーにかける手間がなくなったりするなど、ペーパーレス化による業務改善効果は大きいという。

技術室 工事管理担当の深谷 則之氏は導入効果の1つとして、大量のドキュメントの中から必要な文書を容易に探せる全文検索機能を挙げる。「現在は最新版を含め、建築中のマンションに関係するドキュメントをすべて電子コンテンツ化しています。設計基準書などのドキュメントは現場の建設会社にも配布していますが、確認に必要な項目を全文検索機能によりスピーディに検索・表示できるので作業の効率化に役立っています」と評価する。
設計基準書などは随時改定され、マンションの着工時期によって使用する設計基準書などのバージョン(版)が異なるというが、電子コンテンツ化によってドキュメントの版管理も容易になったという。

住友不動産株式会社 技術室 工事管理担当 深谷 則之氏

また、ドキュメントの登録・管理を担う前原氏は「複数ファイルを一括して登録できるので便利です」と話す。前原氏がWebの管理画面上でコンテンツの登録・更新・削除などの作業を支援し、工事管理担当者は登録・更新されたコンテンツを同期することにより、常に最新の状態に保てる。

ちなみに、タブレット端末導入の狙いの1つである残業時間の削減はどのような状況だろうか。南氏は「移動中のメールの確認や業務日報の作成が可能になり、平均で1日に一人当り約1時間(最大90分)の残業時間を減らすことができました」と試算結果を紹介する。

4.工事管理担当者間のナレッジ共有などに「GreenOffice Publisher」の活用を検討

今後「GreenOffice Publisher」を活用し、工事管理担当者同士のナレッジの共有などに役立てる意向もある。林氏は「経験豊富なベテランと新人では技術のスキルにも大きな差があります。個々人が持つ暗黙知を形式知として工事管理担当間でナレッジを共有し、個々のレベルアップを図ることにより、さらなる業務改善も可能です」と見ている。

また、部門内の会議・ミーティングの効率化にも「GreenOffice Publisher」の活用を見込む。現在は会議のテーマや資料をあらかじめメールでメンバーに送っているが、「外出中にiPadからGreenOffice Publisherへプレゼン資料などを登録できるようになれば便利ですね」と深谷氏は期待を寄せる。

KCCS 事業開発本部 商品開発部 副部長の河野 秀樹は「GreenOffice Publisherは、企業内コンテンツをアクセスコントロールして共有することを強みとしていますので、カタログや基準書のような共通のドキュメントをタブレット端末などで閲覧することに適しています。そのため、現状はPCからコンテンツ管理を行う形をとっていますが、他ユーザへのメモ情報の共有などコミュニケーション機能の強化とともにタブレット端末でのコンテンツ管理についても検討していきます」と述べる。KCCSではドキュメントの電子コンテンツ化と配信を効率化する「GreenOffice Publisher」の機能拡充を強化していく考えだ。

事業開発本部 商品開発部 副部長 河野 秀樹

取材時期:2013年2月
掲載日:2013年3月28日

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