図書館システムとは？業務効率化とサービス向上を両立する仕組み

図書館職員がカウンターで行う貸出・返却・利用者登録・予約受付など基本業務を支える機能です。本などの資料の所在を明確にするうえで欠かせません。また、利用者が学習・研究・調査目的で必要な情報・資料などを求めた際に、質問に回答したり、情報を検索したりするレファレンスサービスにおいても閲覧管理機能が役に立ちます。

本の購入や管理はもちろん、継続発行される雑誌類の管理、製本管理など、図書館の蔵書となるさまざまな資料を収集して管理するのが資料管理機能です。また、年に一度3日～1週間ほど来館者向けサービスをストップして行う「蔵書点検」においても、資料管理機能が大いに役立ちます。システムによる管理精度の高さは、職員の負担軽減にもつながります。

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図書館内に目当ての本などの資料がなかった際に、他館から借りて貸出を行う仕組みが相互貸借機能です。方法としては、まず利用者が読みたい資料をリクエストします。リクエストされた資料が図書館内で所蔵していない場合、対象の資料を所蔵している近隣図書館と連携し、依頼受付、資料用意、貸出、返却までの流れをスムーズに管理します。ユーザビリティ向上はもちろん、利用者の満足度向上にもつながる機能です。

図書館における利用者数・貸出点数などの実績を管理するのが統計・帳票機能です。公共図書館の運営においては、利用者数の増減が各地方公共団体からの評価になるだけに、定量的な実績の把握が非常に重要になります。また、利用実績の把握が正確になることで、蔵書点検の実施時期の見極めもしやすくなるなど、各地方公共団体における目標設定や図書館内の職員の課題理解にもつながります。

OPAC（Online Public Access Catalog/オンライン蔵書目録）とは、利用者がオンラインで探したい資料を探せる蔵書目録検索システムです。自宅のPCやスマートフォンからOPAC（オンライン蔵書目録）によって本の所在を確認できる検索機能が非常に便利であり、利用者にとっての図書館の利便性を大きく高めます。

一口に図書館システムと言っても、その種類は多岐にわたります。システムを運用するプラットフォームが多様であり、運用する図書館の種類もさまざまです。図書館システムの種類をひもとくうえで、プラットフォームの種類と各図書館の種類を説明します。図書館システムにおいては、職員の運用状況や管理ニーズを踏まえた最適なプラットフォーム選定が重要です。

図書館システムのプラットフォームは、主にサーバーのタイプである「オンプレミス型」「クラウド型」に分けられます。

図書館システムを導入するうえで、システムの種類と同様に考慮すべきは、各図書館の違いです。主に5つに分類できます。

DX推進が注目されている昨今では、どの分野においても先端のAIやIoTなどのテクノロジーの導入によるイノベーションが期待されています。図書館システムにおいてもその傾向は同様です。最新の図書館システムには、便利で利用者視点でうれしいサービスや機能が多く存在します。SDGs的な視点から、「読書バリアフリー法」「 障害者差別解消法」などの法律を意識し、障がいの有無にかかわらず誰もが利用できる図書館の実現が目指されています。

本を耳で聴く「オーディオブック」、スマートフォンやタブレットで図書館の資料が読める「電子書籍」、図書館の利用者カードの役割も担う「マイナンバー」、「スマートフォン（貸出カード）」、遠隔から図書館のサービスを利用できる「非来館サービス」など、デジタルを活用しUX（ユーザーエクスペリエンス）を提供できる機能が登場しています。

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既存の図書館システムを最新のものに移行したい場合は、その手順をしっかりと把握しましょう。選定と移行時の2つのフェーズにおいて手順のポイントを簡単に紹介します。

選定の際に最初に重視すべきなのは、利用者のニーズです。図書館システムのDXやIoTが進む中で、非来館サービスを筆頭に利用者にとって便利で、「また利用したい」と思うサービスを提供できる図書館システムであることが理想と言えます。また、提供ベンダーの選定も非常に重要です。図書館の休館日は図書館の意向だけでは決定しづらいので、サービスインをずらせない事情があります。そのため、他の地方公共団体の導入実績などの調査を踏まえ、複数のベンダーにヒアリングするなどもおすすめです。

公共図書館の調達方法としては、提案という形で総合的に判断を行う「プロポーザル」と最低限の信頼性や品質を担保したうえで、価格をベースに判断を行う「入札」などがあります。図書館を運営する組織のルールに応じて、必要な調達方法を選択しましょう。

実施については多岐にわたるポイントがあるので、ここでは主にデータ移行について紹介します。図書館システムのデータ移行に手間取ることでサービス開始の遅延や運用の負荷増大などのリスクを伴います。そのため、旧システムの仕様書の情報を踏まえて、移行計画の要件をきちんとベンダーに立案してもらうことが大切です。新システムも仕様書に沿った運用がきちんとできるかをジャッジするのが実施におけるポイントとなります。