企業内ドキュメント配信サービス「GreenOffice Publisher」

概要

企業内に散在する文書を電子書籍化して一元管理し、iPad / Androidタブレットへ配信・共有

昨今、クラウドサービスの浸透、スマートフォンやタブレットの普及にともない、企業内のドキュメント管理や活用方法が大きく変わろうとしています。また、ワークスタイルの変革が期待されるなか、情報漏えい・不正アクセス防止などセキュリティの強化が重要視されています。

電子カタログなどの販促資料への活用も進んでおり、これらのニーズに対し、企業内のドキュメントを電子書籍化し配信するクラウド型のサービスが「GreenOffice Publisher」です。本サービスでは、企業内のビジネス文書や販促資料を電子書籍化し登録・配信する機能、配信された電子書籍コンテンツを閲覧するビューア機能などを提供します。またそれらの機能に加え、改訂の多い資料を最新の状態に更新する同期機能、モバイル環境に最適化したダウンロード機能、大量のドキュメントの中から必要なドキュメントを探し出すための全文検索機能などを提供します。スピード感のあるビジネスを支援し、管理コストの削減に貢献します。

GreenOffice Publisherのサービス概要図

特長

  • 1柔軟なアクセスコントロールで、必要な情報を適切なメンバーに配信

  • 2強固なセキュリティ機能で、万が一の端末紛失時でも、不正閲覧・コピーを防止
    有効期限設定などコンテンツごとに細かなアクセス制御を実現

  • 3高度なダウンロード機能で、Wi-Fi環境だけでなく、3G環境でも快適に利用可能

  • 4タブレット(iPad / Android)、PCに対応し、オフィス・外出先でメモやマーカーを共有

機能

コンテンツ作成・配信機能

  • Microsoft OfficeやPDF文書を自動的に電子書籍コンテンツに変換・配信できます。
  • 紙文書をスキャンし、OCR処理を行ったPDFデータにも対応します。

クロスデバイス対応

  • タブレット(iPad / Android)、PCでコンテンツの相互利用が可能です。

コンテンツ同期機能

  • カタログなどの電子書籍コンテンツを最新の状態に更新可能です。
  • ブックマークやメモなどを同一ユーザが使用するすべての端末で同期できます。
  • 社内PCで電子書籍コンテンツにメモをつけておき、外出時に別の端末で参照することができます。

セキュリティ機能

  • 柔軟なアクセス制御や堅牢なDRMで、コンテンツの不正コピー防止や有効期限管理などが可能です。
    • 電子書籍コンテンツは暗号化されているため、許可されていない端末では閲覧できません。
    • 定期的にユーザ認証を行うことにより、サービス、コンテンツの不正利用を防止します。
    • ユーザやグループといった単位での閲覧権限設定が可能なため、“経営層のみに公開”などの運用が可能です。
    • コンテンツ単位でのアクセス制御設定が可能なため、“オンラインでのみ公開”、“期間限定で公開”などの制御が可能です。

柔軟なアクセス制御や堅牢なDRMでセキュリティ強化

ビューア機能

ブックマーク機能

任意のページにブックマークを設定することができます。

メモ機能

任意のメモ文章をページ内に挿入することができます。

マーカー機能

蛍光ペンのようなマーカーをつけ文章を強調することができます。

オフライン機能

電子書籍コンテンツを事前にダウンロードして持ち歩けば、オフライン環境でも閲覧することが可能です。

利便性の高いビューア機能

全文検索機能

コンテンツを横断した全文検索を行うことができます。

利用シーン

営業現場での電子カタログ利用

解決したい課題

  • 営業担当者は大量のカタログを持ち運べない →すべてのカタログを持ち運びたい
  • カタログが追加・変更されるたびに配布の負荷がかかる →カタログを配布する負荷を軽減したい
  • どれが最新のカタログか分からない →最新のカタログを確実にお客様に提示したい

活用内容

  • 製品カタログを電子化し営業担当者の端末へ配信
  • 営業担当者は端末にダウンロードしたカタログを、お客様への製品説明に活用

営業現場でのGreenOffice Publisherの活用シーン

会議でのペーバーレス化

解決したい課題

  • 会議資料に紙を大量に使用し、コストがかかる →電子化して紙の使用を減らしたい
  • 会議資料を配布・回収する負荷がかかる →配布・回収作業をなくしたい
  • 会議資料の持ち出しによる情報漏えいの恐れがある →確実に漏えいを防ぎたい

活用内容

  • 作成した会議資料を電子書籍化し、出席者の端末で資料を共有して会議を実施

会議でのGreenOffice Publisherの活用シーン

工事現場での図面・仕様書を電子化

解決したい課題

  • 現場に持参する資料の印刷に負荷がかかる →業務の効率化を進めたい
  • 現場への資料持ち出しによる情報漏えいの恐れがある →情報管理を徹底したい
  • 大量の設計書・仕様書の参照に時間がかかる →確認作業のスピードアップを図りたい
  • 更新頻度の高い資料の共有が難しい →外勤社員に最新資料を配信したい

活用内容

  • ドキュメントの電子化で工事管理の業務効率化とペーパーレス化を実現

工事現場でのGreenOffice Publisherの活用シーン

サポート情報

サービス契約約款

GreenOffice Publisher 利用規約

サービス仕様書

GreenOffice Publisher サービス仕様書

SLA仕様書

GreenOffice Publisher SLA仕様書

導入事例

関連カタログ

ICTカタログセンター