グリーンオフィス 文書管理（ファイリング）システム
「GreenFile X」
オフィスの情報、“守る”と“活かす”を両立する
文書管理（ファイリング）システム
オフィスに散在するビジネス文書をファイリングし、ナレッジワークによる業務の効率化と、運用・管理においても、厳密なアクセス管理をローコストに実現する文書管理（ファイリング）システムです。
1993年、前身となる文書管理システム「GreenFile（グリーンファイル）」を提供して以来、製造工程における図面管理や、稟議書を始めとする決裁業務における文書管理と、さまざまなドキュメントソリューションを展開してまいりました。
その中で培った技術やノウハウを結集させ、情報の総デジタル化時代のニーズにあわせて、改良・改善を加えた文書管理システムが「GreenFile X（グリーンファイル エックス）」です。
GreenFile Xの特長
円滑に共有し、厳格に管理する、文書管理ソリューション
- 高速で使い慣れた検索のインターフェイス
- ビジネス文書に求められる、厳格なアクセスコントロールをローコストに実現
GreenFile Xの導入効果
利用者へのメリット
- 検索性向上によるナレッジの有効活用で、業務効率を向上
管理者・経営者へのメリット
- 情報セキュリティの向上により、情報漏えいリスクを削減
- 文書管理で負担の掛かるアクセス権限管理の維持コストを削減
- オフィスのペーパーレス化により、文書の保管コストを削減
- 馴染みのあるインターフェイスで、利用者への教育コストを削減
GreenFile Xの機能
登録機能
- ドラッグ&ドロップによる文書登録・編集
クライアントPCからファイルをドラッグ&ドロップで文書登録が可能です。また、ファイル編集時は文書管理システムからファイルをダウンロードすることなく、直接編集することも可能です。
ドラッグ&ドロップによる文書登録・編集 詳細- ワークフロー連携登録
KCCSが提供する「GreenOffice Workflow（グリーンオフィス ワークフロー）」など各種ワークフローシステムと連携可能で、申請書類の自動ファイリング・文書管理、監査で求められる証跡の管理が可能です。
- スキャナ連携登録
経理帳票など大量の紙文書をスキャニングし、自動でPDFファイルを生成し、ファイリング・文書管理が可能です。あらかじめ設定した紙文書の特定箇所の文字をOCR処理により文字列として抽出し、文書のキーワード情報として自動仕分け、ならびにファイリング・文書管理を行います。
検索機能
- 全文検索機能
すべてのファイルに含まれるテキスト情報を対象に全文検索が可能です。インターフェイスには馴染み深いサーチエンジン同様のインターフェイスを提供しており、ユーザの教育・習熟のコストが不要です。
セキュリティ機能
- 情報漏えい防止機能
文書管理システムからファイルをダウンロードした後、ユーザの権限に応じて、印刷や保存・編集などの操作を制御することができます。（Microsoft® Officeドキュメント、Adobe PDFファイルなどが対象となります。）
- ロギング
フォルダや文書の参照・登録、編集や保存、印刷など、ユーザのすべての操作ログをサーバに保管します。いつ・誰が・どの文書に・どのような操作（登録・編集・削除）を行ったかを追跡し、特定の操作については管理者へメール通知することも可能です。
運用支援機能
- ルールベースのグループ作成機能
組織や役職情報を組み合わせた職務分掌に沿ったアクセス権限の管理が可能です。組織変更や人事異動などマスタ情報の変更に併せ、アクセス権限がタイムリーに自動に更新されるため、厳格なアクセス権限の維持・管理をローコストに実現可能です。
動作環境
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利用シーン
経理業務における支払い証憑などの保存
法定保管義務書類の保管コスト削減
支払い内容問い合わせ時における資料参照時間の削減
経営情報の開示時における安全性の確保
ローカルデータの暗号化保存によるPC盗難対策の強化
製造業における図面・仕様書など技術情報の保存
更新権限の適正化により仕様書の版管理を強化
拠点間の情報共有の促進
文書管理のルール化による管理体系の標準化
